Zapytanie ofertowe to prosty, ale bardzo ważny dokument w procesie zakupowym firmy lub instytucji. Jego celem jest zebranie porównywalnych ofert od kilku wykonawców na te same warunki. Dobrze przygotowany wzór zapytania ofertowego pozwala uniknąć niedomówień, przyspiesza wybór dostawcy i ułatwia późniejsze zawarcie umowy.
W każdym zapytaniu ofertowym powinny znaleźć się przede wszystkim: dane zamawiającego, dokładny opis przedmiotu zamówienia, termin realizacji, sposób złożenia oferty, kryteria oceny ofert oraz informacje o załącznikach. Ważne, by język dokumentu był jasny, a wymagania opisane w sposób mierzalny – dzięki temu każda oferta będzie mogła być obiektywnie porównana.
Charakterystyczną cechą dobrze przygotowanego zapytania ofertowego jest jego przejrzysta struktura: wyraźne nagłówki, logiczna kolejność informacji i konsekwentne stosowanie tych samych oznaczeń. Warto stosować pola do uzupełnienia (np. nazwa firmy, termin, zakres zamówienia), które ułatwiają szybkie dostosowanie wzoru do konkretnych zakupów. Taki uniwersalny szablon zapytania ofertowego możesz wykorzystywać wielokrotnie – zarówno przy prostych zakupach (np. sprzęt biurowy), jak i przy bardziej złożonych usługach.
Poniżej znajdziesz gotowy, prosty wzór zapytania ofertowego w formie „podglądu PDF” wraz z możliwością pobrania go jako pliku. Dokument zawiera podstawowe sekcje, które możesz dowolnie modyfikować, rozszerzać lub upraszczać – w zależności od specyfiki zamówienia i wewnętrznych procedur Twojej organizacji.
1. Dane zamawiającego
Adres: …………………………………………………………………………………………………
NIP / KRS: …………………………………………………………………………………………..
Osoba do kontaktu: ………………………………………………………………………….
Telefon / e-mail: ……………………………………………………………………………..
2. Informacje o postępowaniu
Tryb udzielenia zamówienia: zapytanie ofertowe / rozeznanie rynku*
Termin składania ofert: ……………………………. do godz. ……………………
Miejsce / sposób złożenia oferty: e-mail / platforma / poczta tradycyjna*
3. Opis przedmiotu zamówienia
………………………………………………………………………………………………………………………………………
Wymagane parametry / zakres prac:
| Lp. | Opis elementu / usługi | Jednostka | Ilość |
|---|---|---|---|
| 1 | ………………………………………………………………………………….. | szt. / godz.* | …….. |
| 2 | ………………………………………………………………………………….. | szt. / godz.* | …….. |
| 3 | ………………………………………………………………………………….. | szt. / godz.* | …….. |
4. Termin i warunki realizacji
Planowany termin zakończenia: ………………………………………………………
Miejsce realizacji: ………………………………………………………………………………….
Dodatkowe warunki: np. gwarancja, serwis, szkolenie użytkowników.
5. Kryteria oceny ofert
– cena brutto: ………. %
– jakość / parametry techniczne: ………. %
– termin realizacji: ………. %
– inne (np. doświadczenie, warunki gwarancji): ………. %
6. Sposób przygotowania oferty
– wypełniony formularz ofertowy (według załączonego wzoru),
– cenę jednostkową i łączną brutto za każdy element zamówienia,
– termin realizacji i warunki płatności,
– oświadczenia wymagane przez zamawiającego (jeśli dotyczy).
7. Załączniki
2) Wzór umowy / istotne postanowienia umowy (jeśli dotyczy).
3) Inne dokumenty: …………………………………………………………………………
podpis i pieczęć zamawiającego
wzór zapytania ofertowego – jak z niego korzystać
Przedstawiony wyżej wzór zapytania ofertowego został przygotowany tak, aby można go było łatwo dostosować zarówno do małych zakupów, jak i bardziej rozbudowanych postępowań. Wystarczy uzupełnić puste pola danymi firmy, opisem przedmiotu zamówienia i terminami. Nie zmieniaj jednak logiki układu sekcji – dzięki temu każde kolejne zapytanie ofertowe będzie przejrzyste i porównywalne.
Sekcja „Dane zamawiającego” powinna zawsze zawierać pełne dane identyfikujące podmiot prowadzący postępowanie. To istotne nie tylko z punktu widzenia kontaktu z wykonawcami, ale również archiwizacji i ewentualnych kontroli. Jeśli Twoja organizacja wymaga dodatkowych informacji (np. numeru projektu, działu, osoby zatwierdzającej), możesz je dopisać w tej sekcji, zachowując jednolity styl zapisu.
opis przedmiotu zamówienia w zapytaniu ofertowym
To najważniejsza część dokumentu. Opis przedmiotu zamówienia powinien być jak najbardziej precyzyjny, ale jednocześnie zrozumiały dla potencjalnych wykonawców. W tabeli możesz doprecyzować poszczególne pozycje, jednostki miary i ilości. W razie potrzeby dodaj kolejne wiersze albo stwórz osobny załącznik techniczny, zachowując w treści zapytania jasne odwołanie do tego załącznika.
Pamiętaj, że zbyt ogólny opis może spowodować otrzymanie ofert nieporównywalnych lub niespełniających Twoich oczekiwań. Z kolei nadmiernie szczegółowe, „pod jednego dostawcę” wymagania mogą ograniczyć konkurencję. Dlatego warto stosować mierzalne kryteria (parametry techniczne, zakres usług, standard jakości), unikając sformułowań niejednoznacznych, takich jak „wysoka jakość” bez doprecyzowania.
kryteria oceny ofert i warunki realizacji
We wzorze zapytania ofertowego uwzględniono miejsce na procentowe wagi poszczególnych kryteriów. Możesz je dowolnie modyfikować, ale zawsze upewnij się, że suma wynosi 100%. Najczęściej stosowane kryterium to cena, lecz w wielu branżach równie ważne są termin realizacji, doświadczenie wykonawcy czy warunki gwarancji. Jeśli planujesz skomplikowane zakupy, rozważ dopisanie krótkiego opisu sposobu oceny poszczególnych kryteriów.
W części dotyczącej terminu i warunków realizacji warto doprecyzować minimalne wymagania, takie jak obowiązkowy okres gwarancji, wymogi serwisowe czy szkoleniowe. Te elementy często są pomijane na etapie zapytania, a wracają jako problem przy podpisywaniu umowy. Umieszczając je w szablonie, zyskujesz pewność, że każdy wykonawca złoży ofertę na te same, jasno określone warunki.
co można zmienić w przedstawionym wzorze
Szablon zapytania ofertowego jest celowo prosty, by ułatwić jego modyfikację. Możesz dodać kolejne sekcje, np. „Warunki udziału w postępowaniu” lub „Informacje o budżecie”, a także rozbudować listę wymaganych załączników. Jeżeli Twoja organizacja korzysta z wewnętrznych formularzy, wystarczy podmienić nazwę załączników, zachowując strukturę dokumentu.
Przed wysłaniem dokumentu do wykonawców dokładnie sprawdź, czy usunąłeś wszystkie zbędne oznaczenia (np. „*niepotrzebne skreślić”) oraz wypełniłeś pola z datami, terminami i numerem zapytania. Dzięki temu Twoje zapytanie ofertowe będzie wyglądać profesjonalnie, a zebrane oferty będą kompletne i łatwe do porównania.