Można wystawiać 30 faktur miesięcznie i poświęcać na księgowość kilkanaście minut. Można też wystawiać trzy i regularnie potrzebować pomocy księgowego. W przypadku jednoosobowej działalności na ryczałcie o opłacalności księgowości online decyduje nie tyle liczba dokumentów, ile charakter transakcji i sposób organizacji rozliczeń. Dobrze dobrany program może ograniczyć comiesięczne formalności do sprawdzenia przygotowanych danych i ich zatwierdzenia. Nie oznacza to przy tym rezygnacji z dostępu do specjalisty. Na rynku dostępne są już rozwiązania łączące automatyczną księgowość ze wsparciem eksperta, z którego można korzystać wtedy, gdy pojawią się wątpliwości.
Dlaczego księgowość online szczególnie dobrze sprawdza się na ryczałcie?
Przedsiębiorca rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie prowadzi podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jego podstawowym obowiązkiem jest ewidencjonowanie przychodów i obliczanie podatku według stawek właściwych dla wykonywanej działalności. Nie pomniejsza przychodów o koszty ich uzyskania, choć może korzystać z odliczeń przewidzianych w przepisach.
Dla osoby świadczącej jeden rodzaj usług i wystawiającej faktury kilku stałym kontrahentom oznacza to stosunkowo niewielką liczbę powtarzalnych czynności księgowych. Po prawidłowym ustaleniu zasad opodatkowania kolejne rozliczenia wymagają głównie rejestrowania przychodów, uwzględniania odpowiednich odliczeń i przygotowania zobowiązań podatkowych oraz składek ZUS.
Płacenie co miesiąc za pełną obsługę biura rachunkowego nie zawsze jest więc ekonomicznie uzasadnione. Jeśli księgowość ogranicza się do kilkunastu podobnych faktur, znaczną część pracy można zautomatyzować.
Różnica między zwykłym programem księgowym a rozbudowaną księgowością online polega jednak na tym, ile czynności przedsiębiorca musi wykonać samodzielnie. Niektóre aplikacje wymagają ręcznego wprowadzania dokumentów, przypisywania ich do odpowiednich kategorii i uruchamiania kolejnych wyliczeń. Inne przejmują większość tych etapów, a użytkownik otrzymuje gotowe dane do sprawdzenia.
W przypadku ryczałtowca, który wybrał tę formę opodatkowania między innymi ze względu na prostsze rozliczenia, drugi model może przynieść znacznie większą oszczędność czasu.
Od faktury do rozliczenia podatku. Ile czynności może wykonać program?
Najwięcej czasu w obsłudze księgowości zajmuje często nie samo obliczenie podatku, ale przekazywanie dokumentów i przenoszenie informacji między systemami.
Przedsiębiorca wystawiający 20 faktur miesięcznie w jednym programie, przechowujący dokumenty w drugim i przesyłający je następnie do księgowej wykonuje kilka razy czynności dotyczące tych samych transakcji. Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur pozwala ograniczyć takie powtórzenia.
Przykładem jest program do księgowości online dla ryczałtu dostępny w Faktura.pl. Faktury z KSeF trafiają bezpośrednio do aplikacji, która automatycznie przygotowuje księgowania oraz wyliczenia podatku i składek ZUS. System pokazuje również, które czynności zostały wykonane, czego jeszcze brakuje, jakie kwoty należy zapłacić i w jakich terminach. Dokumenty do urzędów można następnie wysłać z poziomu programu.
Przedsiębiorca nie musi więc oddzielnie pobierać faktur, przepisywać danych do ewidencji i przygotowywać zestawień na potrzeby rozliczenia. Jego zadanie polega przede wszystkim na weryfikacji informacji oraz zatwierdzeniu przygotowanych operacji.
Producent deklaruje, że w przypadku JDG na ryczałcie miesięczne rozliczenie może zająć około pięciu minut. Nie jest to wynik niezależnego pomiaru, a czas rzeczywistej obsługi będzie zależał od liczby i rodzaju transakcji. Pokazuje jednak, jak duży zakres powtarzalnych czynności może zostać przeniesiony na oprogramowanie.
Znaczenie ma również możliwość korzystania z programu na telefonie. Faktura.pl udostępnia aplikację mobilną na Androida i iOS, dzięki czemu przedsiębiorca może obsługiwać faktury i dokumenty firmowe bez konieczności uruchamiania komputera. Zakres dostępnych funkcji mobilnych zależy od wybranego pakietu.
Takie rozwiązanie jest szczególnie wygodne dla konsultantów, freelancerów i właścicieli małych firm usługowych, którzy nie spędzają całego dnia przy biurku.
Księgowość online z ekspertem – rozwiązanie pomiędzy samodzielnością a biurem rachunkowym
Jedną z najczęstszych obaw związanych z rezygnacją z tradycyjnego biura rachunkowego jest brak osoby, do której można zwrócić się z pytaniem. Samodzielna księgowość nie musi jednak oznaczać samodzielnego rozwiązywania każdego problemu podatkowego.
Coraz większe znaczenie zyskuje model, w którym program obsługuje powtarzalne czynności, a ekspert księgowy pomaga w sprawach wymagających indywidualnej oceny.
W Faktura.pl przedsiębiorca może przez pierwsze 30 dni bezpłatnie korzystać z funkcji księgowości online oraz konsultacji z ekspertem w zakresie przewidzianym dla okresu próbnego. W tym czasie może skonfigurować system, przejść przez pierwsze rozliczenie i sprawdzić sposób działania programu na własnych dokumentach.
Taki okres próbny jest bardziej miarodajny niż samo obejrzenie demonstracji aplikacji. Pozwala sprawdzić, czy program prawidłowo obsługuje charakterystyczne dla danej działalności transakcje oraz ile czasu wymaga przygotowanie rzeczywistego rozliczenia.
Po 30 dniach użytkownik wybiera, czy chce pozostać przy tańszej księgowości samodzielnej, czy korzystać z wariantu ze stałym dostępem do eksperta. Może również zrezygnować, ponieważ okres próbny nie oznacza automatycznego przejścia na płatny abonament.
W pakiecie z ekspertem konsultacje są dostępne telefonicznie, mailowo i przez czat, od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:00. Pomoc obejmuje między innymi konfigurację programu, pierwsze rozliczenie, pytania dotyczące ZUS, księgowania dokumentów oraz transakcji zagranicznych.
Nie należy jednak utożsamiać takiej usługi z pełnym prowadzeniem księgowości przez biuro rachunkowe. Ekspert pomaga rozwiązywać problemy, natomiast bieżąca obsługa programu i zatwierdzanie przygotowanych rozliczeń pozostają po stronie przedsiębiorcy.
Dla ryczałtowca mającego proste, powtarzalne transakcje może to być korzystny podział obowiązków. Nie musi co miesiąc płacić za indywidualną obsługę wszystkich dokumentów, ale zachowuje możliwość uzyskania pomocy, gdy pojawi się nietypowa sytuacja.
Jak wybrać odpowiedni program do księgowości online?
W ocenie ofert warto uwzględnić także sposób naliczania opłat za dodatkowe dokumenty. W części biur rachunkowych przekroczenie ustalonego limitu faktur zwiększa miesięczny koszt obsługi. Abonament bez limitu dokumentów zapewnia większą przewidywalność wydatków, zwłaszcza gdy liczba transakcji zmienia się w trakcie roku.
Pomocny w porównywaniu poszczególnych rozwiązań jest ranking księgowości online, uwzględniający ceny, automatyzację, integracje z KSeF i zakres dostępnego wsparcia.
Dla przedsiębiorcy na ryczałcie sama liczba funkcji nie powinna jednak przesądzać o wyborze programu. Istotniejsze jest to, czy aplikacja potrafi samodzielnie przygotować standardowe miesięczne rozliczenie oraz ile czynności pozostawia użytkownikowi.
Kiedy tradycyjne biuro rachunkowe nadal będzie lepszym wyborem?
Przewaga tradycyjnego biura rachunkowego rośnie wraz z liczbą sytuacji wymagających indywidualnej analizy. Dotyczy to przedsiębiorców prowadzących różne rodzaje działalności, regularnie rozliczających transakcje zagraniczne, zatrudniających pracowników lub potrzebujących stałej obsługi podatkowej.
Nie każdy przedsiębiorca chce osobiście sprawdzać poprawność ewidencji lub zatwierdzać deklaracje. Jeżeli zależy mu na możliwie szerokim przekazaniu tych obowiązków, pełna obsługa księgowa może lepiej odpowiadać jego potrzebom.
Inaczej wygląda sytuacja właściciela JDG, który co miesiąc wystawia podobne faktury, korzysta z jednej stawki ryczałtu i nie realizuje skomplikowanych transakcji. W jego przypadku biuro rachunkowe często wykonuje czynności, które program może przygotować automatycznie.
Księgowość online ma wtedy przewagę nie tylko cenową. Właściciel firmy zyskuje bieżący dostęp do przychodów, wyliczeń podatku i ZUS, terminów płatności oraz dokumentów zgromadzonych w jednym systemie. Nie musi czekać na miesięczne zestawienie od księgowej, aby sprawdzić wysokość zobowiązań.
Dla większości ryczałtowców o prostym modelu działalności rozsądnym rozwiązaniem może być więc automatyczna księgowość z możliwością konsultowania trudniejszych spraw. Pozwala ograniczyć koszt stałej obsługi bez całkowitej rezygnacji z pomocy specjalisty.
O wyborze pomiędzy programem a biurem rachunkowym powinien ostatecznie decydować zakres pracy, której nie da się zautomatyzować. Jeśli wymaga ona głównie przetwarzania tych samych danych, księgowość online może być bardziej opłacalna. Jeżeli natomiast znaczna część rozliczeń wymaga indywidualnej oceny podatkowej, większą wartość będzie miała regularna współpraca z księgowym.