Firmy z branży transportowej są zobowiązane do szczególnej skrupulatności, gdy mowa o nadzorowaniu czasu pracy kierowców. W celu usprawnienia rozliczeń powstało wiele dedykowanych systemów informatycznych. Na co zwrócić uwagę podczas wyboru takiego systemu? Kiedy lepiej zrezygnować z oprogramowania na rzecz outsourcingu?
Co wziąć pod uwagę, wybierając system do rozliczania kierowców?
Rozliczanie czasu pracy kierowców to złożone zagadnienie. Oprogramowanie wspierające merytorycznych pracowników firm transportowych w tym zakresie może być wyposażone w wiele przydatnych funkcji. Aby system spełnił oczekiwania, podczas jego wyboru warto zwrócić szczególną uwagę na:
- łatwość konfiguracji i obsługi – oprogramowanie powinno być intuicyjne w obsłudze i zaprojektowane w sposób, który umożliwi jego łatwe dostosowanie do indywidualnych potrzeb firmy;
- częstotliwość aktualizacji i zgodność ze stanem prawnym – system powinien być na bieżąco aktualizowany z uwagi na częste zmiany przepisów;
- raportowanie, eksport i import danych – aby praca na danych była jak najbardziej wygodna i nie wymagała dodatkowych czynności,
- model rozliczeń – płatność za oprogramowanie może być jednorazowa, ale często spotykany jest model SaaS;
- możliwość integracji z innym oprogramowaniem – może to ułatwić pracę, szczególnie gdy firma już korzysta z różnych programów i nie chce z nich rezygnować.
Jakie są zalety i wady systemów do rozliczania kierowców?
Jeżeli przedsiębiorstwo transportowe rozlicza wynagrodzenia kierowców we własnym zakresie, to dedykowane oprogramowanie może wspierać ten proces. Z taką inwestycją wiążą się zarówno korzyści, jak i pewne wyzwanie.
Podstawową zaletą jest automatyzacja – wiele procesów (np. podliczanie rubryk z liczbami) odbywa się w sposób automatyczny. W praktyce oznacza to więcej czasu na kwestie merytoryczne, których w przypadku zagadnienia jak rozliczać czas pracy kierowców nie brakuje. Do tego dochodzi porządek w dokumentacji, a także szybki dostęp do danych.
Co z wadami? Decyzja o utworzeniu stanowisk pracy dla osób odpowiedzialnych za rozliczanie kierowców wiąże się ze sporym wydatkiem. Zakup oprogramowania, jego instalacja i konfiguracja czy szkolenia pracowników to konkretne koszty, często liczone w dziesiątkach tysięcy złotych. Jednocześnie nawet najlepsze oprogramowanie nie pomoże, gdy pracownicy nie będą mieć odpowiedniego przygotowania merytorycznego.
Kiedy lepiej wybrać outsourcing niż oprogramowanie?
Zatrudnienie pracownika odpowiedzialnego za rozliczanie kierowców i zakup systemu wspierającego rozliczenia to jedna z dwóch możliwości – drugą jest outsourcing. W praktyce polega on na nawiązaniu współpracy z zaufanym partnerem, który przejmuje cały proces rozliczania kierowców. Niektóre firmy, jak Evotax, proponują przy tym cały wachlarz powiązanych usług – przykładowo:
- kadry i płace – w ramach tej usługi firma Evotax zapewnia kompleksową obsługę wynagrodzeń i teczek pracowniczych;
- wsparcie w procesie legalizacji cudzoziemców – specjaliści Evotax pomagają legalnie zatrudnić pracowników m.in. z Europy Wschodniej;
- doradztwo w kwestiach podatków i rozliczeń kierowców – to usługa skierowana do firm, które chcą optymalizować koszty.
Wybór outsourcingu jest szczególnie korzystny dla małych i średnich firm. W ten sposób mogą one ustrzec się kosztownych błędów, a jednocześnie sporo zaoszczędzić – współpraca z ekspertami w zakresie księgowości dla firm transportowych jest tańsza niż utworzenie stanowisk pracy dla specjalistów.