W przypadku większych zamówień i bardziej złożonych projektów znaczenie ma dokładna analiza dokumentacji. Trzeba sprawdzić nie tylko opis przedmiotu zamówienia, ale także warunki udziału, terminy, wymagane załączniki i obowiązki wykonawcy po wyborze oferty. W dokumentach postępowania zamawiający wskazuje także, czy wymagane będzie wadium, zabezpieczenie należytego wykonania umowy albo zabezpieczenie zaliczki. Im większy projekt, tym ważniejsze staje się uważne czytanie zapisów i odpowiednio wczesne rozpoznanie wymagań, które mogą wpłynąć zarówno na przygotowanie oferty, jak i późniejszą realizację kontraktu
Zadbaj o wadium jeszcze przed złożeniem oferty
Jeżeli zamawiający wymaga wadium, wykonawca musi je wnieść przed upływem terminu składania ofert. Wynika to z art. 97 PZP. Jedną z dopuszczalnych form wadium jest gwarancja ubezpieczeniowa. Gwarancje wadialne oferowane przez Gwarancje24 można uzyskać online, co pozwala sprawniej przygotować się do udziału w postępowaniu. Proces rozpoczyna się od podania podstawowych danych firmy oraz informacji dotyczących postępowania zawartych w SWZ. Dzięki temu wykonawca może szybciej przygotować się do złożenia oferty i dopasować zabezpieczenie do wymagań konkretnego postępowania bez blokowania środków własnych. Brak wadium, wniesienie go po terminie lub w sposób niezgodny z dokumentacją postępowania może skutkować odrzuceniem oferty.
Przygotuj się na etap po wyborze oferty
Wygrana w przetargu nie kończy formalności. Po wyborze wykonawcy zamawiający może żądać zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Zgodnie z art. 449 PZP takie zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania kontraktu i wnosi się je przed zawarciem umowy.
Firma startująca w przetargu powinna wcześniej zaplanować, czy gwarancja należytego wykonania kontraktu będzie właściwą formą zabezpieczenia oraz zadbać o możliwość jej uzyskania przed podpisaniem umowy. Ma to szczególne znaczenie przy dużych projektach, w których harmonogram podpisania umowy i rozpoczęcia prac bywa bardzo napięty.
Pomyśl o zaliczce i jej zabezpieczeniu
Przy większych projektach zamawiający może wypłacić wykonawcy zaliczkę jeszcze przed pełnym wykonaniem umowy, o ile przewidział taką możliwość w dokumentach zamówienia. To rozwiązanie ułatwia start realizacji kontraktu, ale jednocześnie wymaga ochrony wypłaconych środków. Dlatego art. 442 PZP pozwala zamawiającemu żądać zabezpieczenia zaliczki, a przy wyższej wartości zaliczek wręcz nakazuje takie zabezpieczenie. Jedną z dopuszczalnych form jest gwarancja ubezpieczeniowa zwrotu zaliczki, która zabezpiecza zwrot wypłaconej zaliczki w przypadku niewywiązania się wykonawcy z warunków jej wykorzystania lub rozliczenia.
Pamiętaj o odpowiedzialności po zakończeniu prac
Przy dużych projektach obowiązki wykonawcy nie zawsze kończą się w dniu odbioru. Zgodnie z art. 453 PZP część zabezpieczenia może pozostać na okres rękojmi za wady albo gwarancji jakości. Dlatego już na etapie przygotowania do przetargu warto uwzględnić także obowiązki, które pojawią się po wykonaniu umowy. Dotyczy to zwłaszcza kontraktów, w których zamawiający przewiduje dłuższy okres odpowiedzialności za wady, usterki lub jakość wykonanych prac.