Cyfryzacja firmowych dokumentów ułatwia wyszukiwanie informacji, usprawnia ich udostępnianie i ogranicza powierzchnię potrzebną do przechowywania papierowych akt. Dokumentacja może jednak zawierać dane osobowe, informacje finansowe, umowy, dokumenty kadrowe lub tajemnice przedsiębiorstwa. Dlatego wybierając usługodawcę, warto ocenić nie tylko jakość skanów i cenę, lecz także sposób zabezpieczenia dokumentów na każdym etapie realizacji.
Bezpieczeństwo zaczyna się przed skanowaniem
Profesjonalna digitalizacja nie rozpoczyna się w chwili umieszczenia dokumentu w skanerze. Pierwszym etapem powinno być ustalenie:
- rodzaju i ilości przekazywanej dokumentacji,
- poziomu poufności zawartych w niej informacji,
- sposobu transportu oraz przekazania materiałów,
- zakresu czynności wykonywanych przez usługodawcę,
- formatu plików i zasad ich indeksowania,
- miejsca docelowego zapisu,
- sposobu zwrotu lub dalszego przechowywania oryginałów.
Dzięki temu można zaplanować proces odpowiednio do rodzaju dokumentów. Innych zabezpieczeń mogą wymagać materiały promocyjne, a innych akta pracownicze, dokumentacja medyczna, umowy handlowe czy dokumenty finansowe.
Kontrolowany transport dokumentacji
Jeżeli skanowanie odbywa się poza siedzibą klienta, jednym z pierwszych punktów wymagających zabezpieczenia jest transport papierowych materiałów. Dokumenty powinny być przekazywane w sposób ograniczający ryzyko zagubienia, uszkodzenia i dostępu osób nieupoważnionych.
Warto sprawdzić, czy usługodawca zapewnia:
- odpowiednio zabezpieczone pojemniki transportowe,
- oznaczenie i ewidencję przekazywanych partii,
- potwierdzenie odbioru dokumentacji,
- kontrolę dostępu podczas przewozu,
- możliwość prześledzenia drogi materiałów,
- procedurę postępowania w przypadku nieprawidłowości.
Łańcuch przekazania dokumentacji powinien być udokumentowany. Firma musi wiedzieć, kiedy materiały opuściły jej siedzibę, kto je odebrał i gdzie aktualnie się znajdują.
Ochrona dokumentów w miejscu skanowania
Centrum digitalizacji powinno być przygotowane do obsługi poufnych materiałów. Swobodny dostęp do pomieszczeń, brak ewidencji osób przebywających w strefie roboczej lub pozostawianie akt bez nadzoru zwiększają ryzyko incydentu.
Profesjonalny usługodawca powinien stosować zabezpieczenia organizacyjne i techniczne, takie jak:
- dostęp do dokumentów wyłącznie dla upoważnionych pracowników,
- podział pomieszczeń na kontrolowane strefy,
- ewidencjonowanie przyjmowanych i wydawanych partii,
- procedury pracy z dokumentacją poufną,
- zabezpieczenie stanowisk i urządzeń,
- regularne szkolenia personelu,
- zasady zgłaszania i obsługi incydentów.
Znaczenie ma również sposób rekrutowania i upoważniania pracowników. Bezpieczeństwo informacji zależy bowiem nie tylko od zastosowanych systemów, ale również od osób, które przygotowują dokumenty, skanują je i kontrolują gotowe pliki.
Bezpieczne przetwarzanie danych
Skanowanie prowadzi do utworzenia cyfrowej kopii dokumentu, która również musi zostać odpowiednio zabezpieczona. Należy ustalić, gdzie zapisywane są pliki robocze, kto ma do nich dostęp i kiedy są usuwane.
Usługodawca powinien ograniczyć uprawnienia do zakresu niezbędnego do realizacji powierzonych zadań. Wskazane są również mechanizmy pozwalające rejestrować operacje wykonywane na plikach i identyfikować osoby korzystające z systemu.
W zależności od modelu realizacji zabezpieczenia mogą obejmować:
- indywidualne konta użytkowników,
- odpowiednie zasady uwierzytelniania,
- szyfrowanie transmisji i przechowywanych danych,
- rejestrowanie dostępu oraz wykonanych operacji,
- ochronę przed złośliwym oprogramowaniem,
- wykonywanie kopii zapasowych,
- kontrolowane usuwanie plików roboczych.
Zasady te powinny obejmować zarówno właściwe skany, jak i miniatury, pliki tymczasowe, dane indeksacyjne oraz kopie techniczne powstające podczas realizacji.
Zgodność obrazu z papierowym oryginałem
Bezpieczeństwo danych oznacza również ochronę ich integralności i dostępności. Cyfrowy dokument nie będzie użyteczny, jeśli jest niekompletny, nieczytelny, przypisany do niewłaściwej sprawy albo zapisany w sposób utrudniający późniejsze odnalezienie.
Proces kontroli jakości powinien umożliwiać wykrycie między innymi:
- pominiętych i podwójnie zeskanowanych stron,
- nieczytelnych fragmentów,
- nieprawidłowej orientacji obrazu,
- błędów w oznaczeniu dokumentu,
- przypisania pliku do niewłaściwej osoby lub kategorii,
- braków w wymaganych metadanych.
Automatyczne prostowanie obrazów, usuwanie pustych stron i rozpoznawanie tekstu za pomocą OCR usprawniają pracę, ale nie powinny całkowicie zastępować kontroli jakości. Szczególnie przy poufnej lub istotnej biznesowo dokumentacji konieczna jest weryfikacja poprawności cyfrowego odwzorowania.
Umowa powinna jasno określać odpowiedzialność
Przed przekazaniem akt należy ustalić formalne zasady współpracy. Umowa powinna określać zakres usługi, miejsce przetwarzania dokumentów, obowiązki stron, wymagane zabezpieczenia oraz sposób postępowania po zakończeniu projektu.
Jeżeli dokumentacja zawiera dane osobowe, niezbędne jest również uregulowanie zasad ich przetwarzania zgodnie z rolami obu podmiotów. Klient powinien wiedzieć:
- jakie osoby i podmioty mogą mieć dostęp do danych,
- czy usługodawca korzysta z podwykonawców,
- gdzie będą przechowywane kopie cyfrowe,
- jak zgłaszane są incydenty,
- jak długo przechowywane są pliki robocze,
- w jaki sposób dane zostaną zwrócone lub usunięte.
Ogólna deklaracja, że dokumenty są bezpieczne, nie wystarcza. Zabezpieczenia powinny wynikać z konkretnych procedur, rozwiązań technicznych i zapisów umownych.
Bezpieczne przekazanie gotowych plików
Po zakończeniu skanowania dane mogą zostać zapisane w repozytorium klienta, przekazane na uzgodnionym nośniku albo umieszczone w cyfrowym archiwum. Niezależnie od wybranego modelu kanał przekazania powinien być chroniony przed dostępem osób nieupoważnionych.
Warto wcześniej ustalić:
- format i strukturę plików,
- sposób ich szyfrowania,
- metodę przekazania danych dostępowych,
- podział uprawnień użytkowników,
- zasady tworzenia kopii zapasowych,
- termin usunięcia kopii po stronie wykonawcy.
Profesjonalna cyfryzacja dokumentów realizowana przez PIKA może obejmować zapis materiałów w Cyfrowym Archiwum, Cyfrowym Obiegu Dokumentów, repozytorium klienta lub na uzgodnionym nośniku. Firma wykorzystuje skanery przemysłowe i wielkoformatowe, a także rozwiązania OCR służące do ekstrakcji oraz walidacji danych.
Co dzieje się z papierowymi oryginałami?
Zakończenie skanowania nie zawsze oznacza, że papierową dokumentację można od razu zniszczyć. Obowiązek jej dalszego przechowywania może wynikać z rodzaju dokumentów, przyjętych zasad lub wymagań prawnych.
Po digitalizacji materiały mogą zostać:
- zwrócone klientowi,
- przekazane do profesjonalnego archiwum,
- pozostawione do dalszego przechowywania przez ustalony okres,
- przeznaczone do bezpiecznego zniszczenia, jeżeli jest to dopuszczalne.
Każda z tych operacji powinna zostać odpowiednio udokumentowana. Jeśli dokumenty mają zostać zniszczone, potrzebna jest jednoznaczna decyzja uprawnionej osoby oraz potwierdzenie wykonania usługi.
Jak zweryfikować usługodawcę przed rozpoczęciem współpracy?
Przed powierzeniem dokumentów warto poprosić potencjalnego partnera o dokładne przedstawienie procesu. Pomocne będą pytania dotyczące:
- sposobu odbioru i ewidencjonowania dokumentacji,
- zabezpieczenia pomieszczeń oraz stanowisk pracy,
- nadawania pracownikom uprawnień,
- kontroli jakości skanów i danych indeksacyjnych,
- przechowywania oraz przekazywania plików,
- obsługi incydentów i zapewnienia ciągłości działania,
- usuwania kopii roboczych po zakończeniu zlecenia,
- możliwości integracji z systemami klienta.
Wiarygodny wykonawca powinien umieć opisać każdy etap procesu i wskazać, kto odpowiada za dokumentację od momentu jej przejęcia do zwrotu, zapisania lub bezpiecznego zniszczenia.
Bezpieczeństwo musi obejmować cały proces
Cyfryzacja dokumentów przynosi wymierne korzyści, ale wymaga ochrony zarówno papierowych oryginałów, jak i powstających danych cyfrowych. Sama jakość urządzeń skanujących nie przesądza jeszcze o bezpieczeństwie usługi.
Profesjonalny partner powinien zapewnić kontrolowany transport, ograniczony dostęp, bezpieczne systemy, weryfikację jakości, przejrzyste zasady odpowiedzialności oraz właściwe zakończenie procesu. Dopiero takie podejście pozwala połączyć wygodę korzystania z cyfrowych dokumentów z odpowiednią ochroną informacji należących do firmy, jej pracowników i kontrahentów.