Maksymalne wykorzystanie zasobów produktowych to jeden z priorytetów przedsiębiorców w wielu branżach. Nikt nie chce tracić pieniędzy, kiedy zakupiony towar ląduje w śmietniku. Można tego uniknąć, stosując odpowiednie metody przechowywania towarów.
Metoda FEFO, LIFO, FIFO, LOFO czy HIFO znane są przede wszystkim w przemyśle spożywczym, ale nie tylko. Zasada wydawania towarów w określonej kolejności to także domena m.in. branży farmaceutycznej. Czym różni się metoda FIFO od FEFO i jak zyskać pełną kontrolę dat ważności dzięki właściwemu oprogramowaniu?
Metoda FIFO
Zaczynamy od metody FIFO, czyli anglojęzycznego skrótu „First-In, First-Out”, co można łatwo przetłumaczyć na frazę „pierwsze weszło, pierwsze wyszło”. Ta metoda wykorzystywana jest przede wszystkim do zarządzania aktywami i wycenami. W jej założeniu na sprzedaż powinny trafić w pierwszej kolejności produkty, które zostały kupione przez przedsiębiorstwo lub zostały wyprodukowane najwcześniej. Co idzie za tą metodą? Otóż nie w tym przypadku nie kierujemy się datą ważności, a raczej aspektem podatkowym prowadzonej działalności. Jest bowiem wyjątkowo nieskomplikowana i logiczna, ponieważ odnosi się do prostej reguły, która mówi, że aktywa o najstarszych kosztach są uwzględnione w koszcie sprzedaży towarów (COGS) w rachunku zysków i strat. Ze względu na swoją prostotę i przejrzystość, jest to bez wątpienia jedna z chętniej wykorzystywanych metod w wielu branżach, gdzie niezbędne jest korzystanie z systemów składowania. Zasada FIFO zapewnia bez zaawansowanych struktur zminimalizowanie strat związanych z wyceną aktywów.
Metoda FEFO
W przypadku FEFO popularność tej metody znajdziemy przede wszystkim w branży spożywczej. FEFO, czyli skrót od „First Expired, First Out” oznacza, że co „pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi”. Metoda jest najczęściej wykorzystywana w przypadku produktów z najkrótszą datą przydatności. W magazynie czy sklepie z owocami i warzywami kontrolowanie magazynu metodą FIFO mogłoby okazać się nieskuteczne, gdyż różne towary charakteryzują się zróżnicowaną datą ważności. Jeśli więc tego samego dnia do sklepu trafią zarówno ziemniaki, jak i marchew, stosowanie FIFO ze względu na zróżnicowany termin przydatności mogłoby oznaczać straty. Dlatego metoda rozchodów FEFO sprawdza się przede wszystkim w przypadku towarów, które charakteryzują się określoną datą ważności, zazwyczaj mocno ograniczoną.
Co można zyskać, jeśli stosuje się metodę FEFO? Przede wszystkim pozwala ona zachować jakość produktów z określonym terminem przydatności. W przypadku branży spożywczej data przydatności do spożycia jest wręcz kluczowa. Co więcej, klienci nierzadko kierują się nie tylko utratą ważności, ale również wyglądem czy strukturą. W praktyce oznacza to, że selektywność towarów wśród klientów jest bardzo duża i już minimalna skaza na warzywie czy owocu sprawia, że nie zostanie on kupiony i przyniesie straty sprzedawcy.
W tym miejscu można przejść do kolejnego atutu FEFO, czyli redukcji kosztów. W przypadku zasady „pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi” możliwe jest chociażby zarządzanie datą ważności w kontekście ceny towaru. Umiejętne monitorowanie stanów magazynowych minimalizuje ryzyko strat poniesionych w wyniku sytuacji, kiedy produkt psuje się, a jego przydatność spada. Niejako samoistnie zasada FEFO pozwala także prowadzić biznes ekologicznie. FEFO zakłada, że infrastruktura magazynowa funkcjonuje w duchu zero waste, a zatem nie marnuje cennych produktów spożywczych.
Metoda LIFO
W branży magazynowej stosowana jest również metoda LIFO, co w bezpośrednim tłumaczeniu skrótu „Last In, First Out” oznacza „ostatnie weszło, pierwsze wyszło”. Co dokładnie kryje się pod metodą LIFO? Jest to odwrócenie zasady FIFO, ponieważ to ostatni zakupiony produkt ma być pierwszym, który trafia do wydania. Zasady FIFO LIFO różnią się więc metodą kolejki. LIFO jako metoda zapełniania sklepu czy magazynu polegająca na wydawaniu ostatniej przyjętej rzeczy sprawdza się w niewielu branżach. Często jest jednak dość wygodna, chociaż dotyczy zazwyczaj tej samej grupy asortymentowej. Do tej metody konieczne są produkty bez terminu ważności oraz takie, których jakość nie spada mimo przechowywania przez długi czas w magazynie.
Jak widać w przypadku każdej jednostki ładunkowej oraz metody przechowywania towarów kluczową rolę odgrywa rodzaj produktu, który trafia do sklepów, magazynów czy innych miejsc, gdzie będzie oczekiwał na klientów. Zasada FEFO sprawdza się przede wszystkim w przypadku żywności oraz w farmakologii, gdzie idea „Expired First Out” może zapewnić nie tylko sprawne zarządzanie biznesem, ale również wydatne zyski materialne. Z kolei FIFO, LIFO czy metoda LOFO sprawdzają się przede wszystkim w kontekście podatkowym, a także w branżach, gdzie produkcja odbywa się w dynamicznym tempie. Wówczas liczy się wydawanie w pierwszej kolejności towarów, których obecność np. w magazynie nie będzie wiązać się ze stratą dla działalności gospodarczej. Na szczęście dziś zarządzanie towarem jest znacznie łatwiejsze, dzięki zaawansowanym systemom informatycznym, które mogą np. łączyć program do fakturowania z kontrolą stanów magazynowych. To znacząco usprawnia prawie każdy biznes.